Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) n. 679/2016 (“GDPR”)

Come previsto nel Regolamento dell’unione Europea n. 679/2016 (di seguito “GDPR”) ed in particolare all’art. 13, qui di seguito ti forniamo le informazioni richieste dalla legge relative al trattamento dei tuoi dati personali.

Quali dati trattiamo (art. 13, 1° comma lett. a, art. 15, lett. b GDPR)

ROMAEXPRESS s.r.l. con sede in Via Paolo Mercuri, 8 – 00193 – Roma, opera come Titolare del trattamento e raccoglie e/o riceve le seguenti informazioni:

A cosa ci servono i tuoi dati (art. 13, 1° comma, lett. c, d, e, f GDPR)

Utilizziamo i tuoi dati per dar seguito alla gestione delle pratiche amministrative affidate alla nostra Agenzia e per dar seguito alle richieste di servizi, per assolvere ad obblighi di legge. Previo tuo consenso espresso utilizzeremo i dati anche per inviarti comunicazioni ed informazioni relativi a nuovi prodotti/servizi offerti, a novità legislative ed altre comunicazioni commerciali. I dati giudiziari e particolari sono trattati unicamente in presenza di un’espressa previsione di legge e/o qualora sia richiesto dall’autorità giudiziaria o di pubblica sicurezza.

In particolare i tuoi dati saranno trattati per:

1) gestione delle pratiche amministrative in esecuzione di un contratto e trattamenti per obblighi di legge

Il trattamento dei tuoi dati personali ed eventualmente anche quelli dei tuoi clienti avviene per dar corso alle attività conseguenti alla esecuzione e disbrigo delle pratiche amministrative, in esecuzione del mandato ricevuto. Tale trattamento comprende l’assolvimento degli obblighi di legge e di contratto, l’assolvimento degli obblighi amministrativi verso le pubbliche amministrazioni destinatarie, e l’adempimento degli obblighi di legge e fiscali.

Qualora il trattamento comprenda i dati personali di soggetti terzi, che tu ci hai comunicato, dovrai a tua volta aver fornito la presente informativa a detti soggetti, assicurandoti che abbiano acconsentito alla comunicazione verso la nostra Agenzia dei loro dati personali. In quanto noi ci configuriamo come responsabili esterni del trattamento.

Base giuridica di tali trattamenti è l’adempimento delle prestazioni inerenti al mandato di agenzia ed il rispetto di obblighi di legge. Per il trattamento dei dati personali particolari e giudiziari è però necessario esprimere il proprio consenso (come da art.9 e 10 reg. eu) in calce alla presente informativa, nel modulo di richiesta servizi consolari, o nei preventivi.

2) comunicazione a terzi e categorie di destinatari

La comunicazione dei dati personali avviene principalmente nei confronti di terzi e/o destinatari la cui attività è necessaria per l’espletamento delle attività inerenti alle pratiche o ai servizi/prodotti che ci hai richiesto, e per rispondere a determinati obblighi di legge, quali:

I tuoi dati personali non vengono trasferiti all’estero in Paesi extra-UE (salvo che ciò sia necessario per il disbrigo della pratica) e non sono soggetti a divulgazione.

Base giuridica di tali trattamenti è l’adempimento delle prestazioni inerenti al mandato di agenzia ed il rispetto di obblighi di legge. Per il trattamento dei dati personali particolari e giudiziari è però necessario esprimere il proprio consenso (come da art.9 e 10 reg. eu) in calce alla presente informativa, oppure nel conferimento di incarico professionale, nel modulo di richiesta servizi consolari, o nei preventivi.

3) Risposta al form contatti sul nostro sito

Utilizziamo tali dati esclusivamente per far fronte alla sua richiesta di informazione tramite la pagina sul sito internet.

Che cosa succede se non fornisci i tuoi dati? (art. 13, 2° comma, lett. e GDPR)

La raccolta ed il trattamento dei tuoi dati è necessaria per dar corso al mandato di Agenzia e gestire ed adempiere agli obblighi di legge, oppure per risponderle. Il mancato conferimento degli stessi o del consenso al trattamento comporta l’impossibilità da parte nostra di gestire il rapporto di Agenzia.

Per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati? (art. 13, 2° comma, lett. a GDPR)

I dati personali vengono conservati per il tempo necessario per risponderle oppure per portare a compimento le attività legate alla gestione del contratto di Agenzia e per l’adempimento degli obblighi, anche legali, che ne conseguono e, in ogni caso, con riferimento ai dati necessari all’assolvimento i obblighi tributari e civilistici, per un periodo massimo di 10 anni dalla cessazione del contratto, salvo che esigenze di esercizio o difesa di un diritto richiedano di eseguire trattamenti per un periodo superiore. I dati inerenti alle finalità di comunicazioni commerciali sono conservati per un periodo massimo di due anni dalla loro raccolta.

Come trattiamo i tuoi dati (art. 13, 2° comma, lett. f GDPR)

Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti cartacei o procedure informatiche da parte di soggetti interni appositamente autorizzati e formati. Il trattamento dei dati non prevede processi decisionali automatizzati né profilazione. I dati possono essere trattati anche da soggetti esterni debitamente incaricati per svolgere parte delle attività richieste.

Quali sono i tuoi diritti? (art. 13, 1° comma, lett. b, e 2° comma lett. b GDPR)

In sostanza tu, in ogni momento ed a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari per la tua richiesta, puoi richiedere di:

• ottenere conferma del trattamento dei tuoi dati personali;
• accedere ai tuoi dati personali e conoscerne l’origine (quando i dati non sono ottenuti da te direttamente), le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei tuoi dati o i criteri utili per determinarlo;
• aggiornare o rettificare i tuoi dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati;
• cancellare, nelle ipotesi previste dalla legge, i tuoi dati personali o chiederne la limitazione del trattamento;
• ottenere copia dei tuoi dati personali.

Eventuali richieste saranno evase al più tardi entro un mese dal ricevimento, salvo la possibilità di prorogare tale termine per ulteriori due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute dal Titolare.

Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la tua richiesta devi rivolgerti al Titolare, all’indirizzo indicato nel presente documento.

E’ presente un responsabile della protezione dei dati personali (art. 13, 1° comma lett. b GDPR)

Ai sensi dell’articolo 37 del regolamento europeo 679/16 Romexpress s.r.l. non è tenuta alla nomina del responsabile della protezione dei dati personali.

A chi puoi proporre reclamo? (art. 13, 2° comma lett. d GDPR)

Ti ricordiamo che puoi presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali in Italia, salvo che, per specifiche disposizioni di legge relative alla tua situazione sia competente un’autorità di controllo di altro Stato membro dell’Unione Europea.

Rev.01 del 04/03/22 specifica dei trattamenti sul sito, aggiunta del capoverso sul DPO.

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